จากสภาพเศรษฐกิจในปัจจุบันนี้ จะพบว่าธุรกิจมีการแข่งขันสูงมาก ต้องอาศัยวิธีการและกลยุทธ์ต่างๆ รวมถึงการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่จำเป็น เพื่อให้ธุรกิจอยู่รอด มีการวางแผนดำเนินงานอย่างดี วิเคราะห์ความต้องการของตลาดหรือกลุ่มลูกค้า มีเงินลงทุน มีความกล้าและความอดทนสูงจึงสามารถนำพาธุรกิจของตนอยู่รอดและเจริญเก้าหน้าได้ สิ่งหนึ่งที่ผู้ประกอบการควรคำนึงถึง คือ ความรวดเร็วในการให้บริการแก่ลูกค้าประจำของธุรกิจนั้นตลอดไป
จะเห็นได้ว่าคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ขนิดหนึ่งที่ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายในปัจจุบันเนื่องจากมีราคาไม้แพงจนเกินไป
1.1 "ความหมายและขอบเขตการจัดการธุรกิจ"
ในปัจจุบันได้เป็นที่ยอมรับกันทั่วไปว่า ธุรกิจจะดำเนินงานได้ประสบความสำเร็จมากน้อยเพียงใดย่อมขึ้นอยู่กับการจัดการ และบุคคลสำคัญที่รับผิดชอบในการจัดการโดยตรงก็คือ ผู้บริหารการมีผู้บริการที่มีความสามารถจึงเป็นสิ่งที่องค์การธุรกิจทุกแห่งต้องการ ได่มีนักวิชาการหลายคนกล่าวถึงความหมายของการจัดการ(Management) หรือการบริหาร(Administration)
การจัดการ หมายถึงกระบวนการในการประสมประสานทรัพยากรต่างๆ ที่มีอยู่เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ขององค์กร ทรัพยากรดังกล่าวได้แก่
1. คน (Man) คือ ทรัพยากรบุคคลที่จะเป็นผู้ปฎิบัติงานในหน้าที่ต่างๆ ให้สำเร็จลุล่วงด้วยดี
2. วัสดุสิ่งของ (Material) คือ วัตถุดิบ เครื่องจักร อุปกรณ์และวัสดุสิ่งของต่างๆที่จัดหามาเพื่อใช้ในการผลิตสินค้าและบริการ
3. เงินทุน (Money) คือ ทรัพยากรสำคัญที่ช่วยสนับสนุนทรัพยากรอื่นๆ เพื่อให้ธุรกิจดำเนินงานไปได้อย่างรายรื่น
4. ข้อมุล (Information) คือ สถิติ ข่างสาร และข้อมูลต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การที่สนับสนุนให้การประสานทรัพยากรอื่นๆ เป็นไปในแนวทางที่เหมาะสม
ทรัพยากรทั้ง 4 จะได้รับการประสมประสาน ผ่านกระบวนการจัดการหรือหน้าที่ทางการจัดการ (Management Functions) อันประกอบด้วย หน้าที่ในการวางแผน (Planning) การจัดการองค์กร (Organizing) การอำนวยการ (Directing) และการควบคุม (Controlling) โดยแต่ละหน้าที่นอกจากจะมีความสำพันธ์อย่างต่อเนื่องกันตามกระบวนการแล้ว ยังมีความเกี่ยวโยงซึ่งกันและกันตลอดเวลา และเป็นหน้าที่ที่ผู้บริหารทุกคนต้องปฎิบัติ
1.1.1 ประเภทของผู้บริหารแบ่งตามระดับการจัดการ
ประเภทของผู้บริหารที่ทำหน้าที่ทางการบริหารจัดการสำหรับธุรกิจโดยแบ่งตามระดับการจัดการ แบ่งออกเป็น 3 ระดับได้แก่
1) ผู้บริหารระดับสูง เช่น ประธานบริษัท เป็นต้น รับผิดชอบในการกำหนดทิศทางการวางแผนกลยุทธ์ และนโยบายต่างๆ ขององค์กรโดยส่วนรวม
2) ผู้บริการระดับกลาง เช่น ผู้จัดการฝ่าย เป็นต้น มีหน้าที่ประสานงานระหว่างผู้บริหารระดับสูงและระดับล่าง และรับผิดชอบในการว่างแผนตลอดจนระเบียบปฎิบัติงาน
3) ผู้บริการระดับล่าง เช่น หัวหน้างานเป็นต้น มีหน้าที่รับผิดชอบโดยตรงในการควบคุมดูแลการปฎิบัติงานหรือคนงาน และให้คำแนะนำปรึกษาเกี่ยวกับเทคนิควิธีการทำงาน
1.1.2 ประเภทของผู้บริหารแบ่งตามหน้าที่งาน
ประเภทของผู้บริหารที่ทำหน้าที่ทางการบริหารจัดการสำหรับธุรกิจโดยแบ่งตามหน้าที่งานแบ่งเป็น 5 ด้าน ได้แก่
1) ผู้บริหารการผลิต เป็นผู้บริการที่ทำหน้าที่รับผิดชอบในการผลิตสินค้าแลับริการ
2) ผู้บริหารการตลาด เป็นผู้บริหารที่รับผิดชอบด้านการตลาดของสินค้าและบริการ
3) ผู้บริหารการเงิน เป็นผู้บริหารที่รับผิดชอบด้านการเงินและบัญชี
4) ผู้บริการทรัพยากรบุคคล เป็นผู้บริการที่รับผิดชอบการจัดการทรัพยากรบุคคล
5) ผู้บริหารทั่วไป เป็นผู้บริหารที่รับผิดชอบประสานงานของทุกๆหน้าที่งานเข้าด้วยกัน โดยไม่จำเป็นต้องมีความชำนาญเฉพาะด้าน
1.2.1 ยุคประมวลผลข้อมูลหรือยุคดีพี(Data Processing Era : DP Era)
การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในประเทศไทยเริ่มต้นเมื่อสำนักงานสถิติแห่งประเทศไทยได้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ระดับเมนเฟรมคอมพิวเตอร์เพื่อสำมะโนประชากรในราวปี พ.ศ. 2505 หลังจากนั้นก็เริ่มมีการดำเนินการใช้คอมพิวเตอร์มากขึ้นทั้งในภาครัฐและเอกชน การใช้คอมพิวเตอร์ในธุรกิจในยุคประมาลผลข้อมูล สามารถสรุปได้เป็น 6 ประเด็นหลักๆได้ดังนี้
1) ลักษณะการใช้งานทั่วไป เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยงานด้านการประมวลผลข้อมูลหรือที่เรียกว่า ระบบประมวณผลรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction Processing System : TPS) เป็นการใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผลรายการธุรกิจที่เกิดขึ้นในแต่ละวันซึ่งเป็นงานระดับพื้นฐานของธุรกิจเพื่อใช้ติดตามกิจกรรมประจำวัน
2) จุดมุ่งหมายของการใช้คอมพิวเตอร์ในยุคประมวลผลข้อมูล เพื่อช่วยลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน โดยเฉพาะในส่วนที่เกิดจากกิจกรรมหลักของธุรกิจในการประมวลผลรายการธุรกิจในแต่ละวัน
3) รูปแบบของการประมวลผลข้อมูล ในระยะแรกมักจะเป็นการทำงานแบบแบตซ์(Batch Processing) แต่ในระยะต่อมามีการทำงานแบบออนไลน์ (Online Processing) มากขึ้น การทำงานแบบแบตซ์นั้นจะเป็นการประมวลผลโดยมีการเก็บรวบรวมข้อมูลจำนวณหนึ่ง เพื่อรอประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ในคราวเดียวพร้อมๆกัน ซึ่งแตกต่างจากการประมวลผลแบบออนไลน์ที่เมื่อมีข้อมูลเกิดขึ้นข้อมูลนั้นจะถูกส่งเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผลทันที
4) เทคโนโลยีในยุคประมวลผลข้อมูล คอมพิวเตอร์ที่นิยมใช้ในยุคประมวลผลข้อมูลมักจะเป็นเมนเฟรมคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นเครื่องที่มีสัดส่วนครองตลาดสูงมาก หน่วยงานขนาดใหญ่โดยส่วนใหญ่จะใช้เมนเฟรมคอมพิวเตอร์เป็นหลักในการทำงาน นอกจากนี้ยังมี มินิคอมพิวเตอร์ซึ่งนิยมใช้กับองค์กรธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก
5) การบริหารจัดการงานคอมพิวเตอร์ องค์กรธุรกิจที่ใช้คอมพิวเตอร์ในยุคประมวลผลข้อมูลเป็นลักษณะแบบรวมอำนาจ (Centralized) สำหรับองค์กรขนาดใหญ่มักจะมีการจัดตั้งศูนย์คอมพิวเตอร์ หรืออาจจะเป็นฝ่ายคอมพิวเตอร์สำหรับองค์กรขนาดเล็กลงมา เพื่อทำหน้าที่จัดหาจัดซื้ออุปกรณ์และซอฟต์แวร์ให้แก่หน่วยงานย่อยภายในองค์การเพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน
6) การพัฒนาซอฟต์แวร์และระบบสารสนเทศ ในยุคประมวลผลซอฟต์แวร์ สำเร็จเพื่อนำไปใช้งานได้ทันทีทีน้อยมาก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องพัฒนาขึ้นเอง โดยเป็นหน้าที่ของศูนย์คอมพิวเตอร์ ซึ่งจะมีบุคลากรที่มีความรู้ ความชำนาญในภาษาคอมพิวเตอร์และพัฒนาระบบงาน เพื่อพัฒนาซอฟต์แวร์ใช้ในองค์การสำหรับระบบสารสนเทศที่จัดทำขึ้นโดยส่วนใหญ่ในยุคประมวลผลข้อมูล มักจะเป็นสารสนเทศเพื่อช่วยให้การปฎิบัติงานเป็นไปอย่างถูกต้องรวดเร็ว ส่วนระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารนั้นมักจะเน้นไปในการควบคุมและจัดสรรการใช้ทรัพยากรภายในองค์การให้เกิดประโยชน์สูงสุด
1.2.2 ยุคเทคโนโลยีสารสนเทศหรือยุคไอที (Information Technology Era : IT Era)
ยุคเทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งนิยม เรียกสั้นๆว่า ยุคไอทีนั้นเริ่มต้นขึ้นในราวช่วงปี พ.ศ. 2525 ซึ่งหากดูจากชื่อเรียกของยุคแล้ว ย่อมสะท้อนให้เห็นถึงความสำคัญของเทคโนโลยีและสารสนเทศที่ต้องทำงานควบคู่กันไปในยุคนี้ผู้ประกอบธุรกิจได้ตระหนักถึงความสำคัญของสารสนเทศมากขึ้น อย่างไรก็ตามไม้ได้หมายความว่าการใช้คอมพิวเตอร์เพื่องานประมวลผลข้อมูลทางธุรกิจจะสิ้นสุดลง องค์กรธุรกิจก็ยังคงใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงานประมวลผลข้อมูลที่เกิดขึ้นจากงานประจำซึ่งถือว่าเป็นกิจกรรมหลักของธุรกิจอยู่เช่นเดิม
การใช้คอมพิวเตอร์ในการงานธุรกิจในยุคเทคโนโลยีสารสนเทศสามารถสรุปเป็น 5 ประเด็นหลักได้ดังนี้
1) ลักษณะการใช้งานทั่วไป จากที่มีเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่เกิดขึ้นตั้งแต่ปี พ.ศ. 2515 เป็นต้นมานั้น ทำให้การใช้คอมพิวเตอร์แพร่หลายในวงกว้าง ไม่ได้จำกัดอยู่ในแค่เฉพาะในธุรกิจขนาดใหญ่หรือขนาดกลางเท่านั้น ธุรกิจขนาดเล็กและบุคคลทั่วไปก็สามารถหาซื้อคอมพิวเตอร์ได้ในราคาที่ไม่แพงจนเกินไป นอกจากนั้นในยุคนี้ยังจะมีโปรแกรมสำเร็จรูปในด้านต่างๆ มาช่วยงาน เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมการจัดการฐานข้อมูล
2) การประยุคต์ในงานด้านอื่นๆ ในปัจจุบันมีการประยุกต์คอมพิวเตอร์ในงานธุรกิจในด้านอื่นๆ ที่ไม่ใช่งานประมวลผลข้อมูลหรืองานที่เกี่ยวกับตัวเลขเท่านั้นได้แก่
2.1) การประยุกต์คอมพิวเตอร์ในการทำงานสำนักงาน ซึ่งเป็นการใช้งานคอมพิวเตอร์ด้านงานเอกสาร และงานด้านอื่นๆ ในสำนักงานให้ที่งานได้อัตโนมัติมากยิ่งขึ้น (Office Automation ; OA) เช่น การนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานด้านการจีดพิมพ์เอกสาร แทนการใช้เครื่องพิมพ์ดีด ทำให้การทำงานของพนักงานพิมพ์ผิดหรือตกหล่นไปบางประโยค การใช้คอมพิวเตอร์มาช่วยงานพิมพ์จะสามารถแก้ไขและพิมพ์เพิ่มเติมได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเริ่มพิมพ์ใหม่ตั้งแต่ต้น
2.2) การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยด้านการออกแบบสินค้าหรือผลิตภัณฑ์ เพื่อช่วยให้สินค้ามีคุณภาพและมีคุณสมบัติที่ตรงกับความต้องการของลูกค้า ทั้งนี้ผู้ออกแบบผลิตภัณฑ์สามารถที่จะใช้คอมพิวเตอร์ในการทดลองออกแบบผลิตภัณฑ์ ทั้งรูปแบบและสีสันต่างๆ บนจอคอมพิวเตอร์ ซึ่งทำได้รวดเร็วและสะดวกเมื่อเปรียบเทียบกับการออกแบบที่เขียนบนกระดาษ
2.3) การใช้คอมพิวเตอร์ร่วมกับเทคโนโลยีอื่นๆ เช่น ระบบผู้เชี่ยวชาญ(Expert System : ES) ซึ่งเป็นการใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลความรู้ ความสามารถเฉพาะด้านเปรียบเสมือนมรผู้เชี่ยวชาญในงานด้านนั้นๆ มาคอยให้คำแนะนำ
3) ระบบสารสนเทศในธุรกิจ จะเห็นได้ว่าการใช้งานคอมพิวเตอร์ในงานธุรกิจมีความหลากหลายมากขึ้น ไม่ได้จำกัดอยู่เฉพาะ ในงานดารประมวลผลข้อมูลที่มีแต่ตัวเลขเท่านั้น ในยุคนี้บทบาทและความสำคัญของระบบสารสนเทศมีมากขึ้นเนื่องจากการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจที่ขยายตัวมากขึ้น การแข่งขันทางธุรกิจที่สูงขึ้น รวมทั้งเทคโนโลยีที่ก้าวหน้ายิ่งขึ้น ทำให้ธุรกิจจำเป็นต้องใช้สารสนเทศมาเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการจัดทำระบบสารสนเทศภายในหน่วยงาน
4) โปรแกรมสำเร็จรูป ในยุคนี้มีโปรแกรมสำเร็จรูปมากมายซึ่งการใช้งานอย่างแพร่หลายทั่วไป โดยที่ผู้ใช้ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมเหล่านั้น ไม่จำเป็นต้องมีความรู้คำชำนาญในการเขียนโปรแกรม ผู้ใช้สามารถซื้อโปรแกรมสำเร็จมาใช้งานได้ทันที
5) การบริหารจัดการงานคอมพิวเตอร์ ในยุคนี้การบริหารจัดการเกี่ยวกับอุปกรณ์และเครื่องมือคอมพิวเตอร์มีการกระจายอำนาจและการกระจายความรับผิดชอบจากศูนย์คอมพิวเตอร์ไปยังหน่วยงานย่อยในธุรกิจมากขึ้น หน่วยงานย่อยในธุรกิจมากจะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลไว้ใช้งานภายในหน่อยงาน จะเป็นผู้ดูแลทั้งข้อมูลและอุปกรณ์ภายในงานของตนเอง ซึ่งวิธีนี้จะทำให้เกิดความคล่องตัวในการทำงานมากขึ้น
ดังนั้นสรุปได้ว่าในยุคนี้การขยายขอบเขตการใช้คอมพิวเตอร์จากระดับปฎิบัติ มาช่วยในงานระดับบริหารมาขึ้นมักจะเป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนและตัดสินใจโดยอาศัยสารสนเทศเป็นส่วนใหญ่ เพื่อเพิ่มศักยภาพในการแข่งขันทางธุรกิจ
1.2.3 ยุคเครือข่ายหรือยุคเน็ตเวิร์ค (Network Era)
ยุคเครือข่ายเป็นยุคที่มีการผสมผสานการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ากับเทคโนโลยีโทรคมนาคมเพื่อให้ทำงานร่วมกันเป็นระบบเครือข่าย ระบบเครือข่ายที่รู้จักกันทั่วไป ซึ่งมีขนาดใหญ่ก็คือ ระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นระบบที่ใช้อยู่เฉพาะในแวดวงการศึกษาเท่านั้น แต่ต่อมาได้ขยายออกไปสู่วงการอื่นๆ โดยเฉพาะด้านธุรกิจทำให้เกิดการประยุกต์ใหม่ๆ
การดำเนินธุรกิจในยุคเครือข่ายมีการเปลี่ยนแปลง 4 ด้าน พอสรุปได้ดังนี้ คือ
1) การทำงานภายในองค์การจากเดิมทำงานแบบบุคคล (Personal Computing) เป็นการทำงานแบบกลุ่ม (Work group Computing) ซึ่งเป็นการเชื่อมโยงเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลและอุปกรณ์อื่นๆเข้าด้วยกัน ทำให้สามารถใช้ทรัพยากรรวมทั้งข้อมูลข้อมูลร่วมกันได้
2) ระบบงาน จากระบบเดิมที่แยกส่วนๆ ไม่มีการเชื่อมโยงกันก็มีการปรับเปลี่ยนเป็นระบบงานที่เชื่อมโยงเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันส่งผลให้การบริหารการจัดการทรัพยากรขององค์การธุรกิจ
3) โครงสร้างองค์การธุรกิจ โครงสร้างเดิมที่เน้นการใช้คอมพิวเตอร์เพื่อปฎิบัติงานภายในองค์การเท่านั้นเปลี่ยนเป็นองค์การที่ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อเชื่อมโยงกับธุรกิจและพันธมิตรทางการค้าเข้าด้วยกัน
4) การประยุกต์ในการดำเนินธุรกิจ การเกิดการค้ารูปแบบใหม่ๆ เช่น พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีหลากหลายตั้งแต่การเลือกซื้อสินค้า การชำระเงินโดยบัตรเครดิต หรือระบบการเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นต้น
สรุป
ธุรกิจในปัจจุบันได้นำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้งานในการดำเนินงาน ทำให้ประสบความสำเส็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้ โดยคอมพิวเตอร์สามารถเข้ามามีบทบาทในระดับผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับกลาง ผู้บริหารระดับต้น และ ระดับปฎิบัติการ การใช้คอมพิวเตอร์เกี่ยวกับการวางแผน และการตัดสินใจเป็นการเพิ่มศักยภาพในการแข่งขันและสามารถใช้คอมพิวเตอร์ในการดำเนินการประจำวันของธุรกิจทั้งการใช้คอมพิวเตอร์ในการระบบธุรกิจหลัก การใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงานร่วมกัน และการใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงานส่วนบุคคลเพื่อการลดต้นทุนในการดำเนินงาน การเพิ่มรูปแบบการบริหารที่หลากหลายและรวดเร็ว การเพิ่มผลผลิตในองค์กร เพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน โดยอาศัยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ด้านต่างๆ ทั้งด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เครือข่าย รวมทั้งการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีการทำงานรวมกัน เช่น การใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์การประชุมทางไกล การใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำเอกสาร การติดตามควบคุมโครงการ รวมถึงด้านการวิเคราะห์ข้อมูลเป็นต้น
